学生档案管理制度

 

    为加强学生档案管理，特制订本制度。

    一、学生档案的建立由各专业负责，各专业系必须指定专人负责建立、管理

学生档案。档案管理员必须符合国家对档案管理员的要求，遵守国家档案管理制

度。

    二、学生档案材料主要包括初中或高中的毕业生鉴定表、报名登记表、体检

表等；在校期间的入学体检表、学年鉴定表、实习鉴定表、学习成绩表、毕业生

鉴定表、各种奖励登记表、处分决定，高职生还应包括录取通知书。

    三、学生档案管理员要保守档案秘密，不得将档案室钥匙交给他人，不得委

托他人取、放、查看学生档案，不得泄露档案内容。

    四、学生档案管理员要定期对档案柜进行检查，保持档案整洁，防止鼠咬虫

蛀和霉变。

    五、学生档案材料每学年收集整理一次，具体做法：

①下发学生档案材料登记表至各班级；

②由各班主任、学生干部填好表格并收集相关材料交到相应系部；

③各系审核无误后把材料交到学生处审查；

④学生工作处审查后将相关材料返回系部，交由学生档案管理员入档。不符合入

档条件的材料另行存放。

    六、班主任因工作需要查阅档案，经系部主任同意后可办理借阅手续，班主

任查阅档案时要注意保密和防止丢失，并应在规定时间内归还。

    七、其他科室要了解学生档案情况，需向教务处学籍管理科提出申请，由系

部档案管理员代查。如有特殊情况需要借出，需经分管院领导批准。借出档案后

不得转借他人，且须限期归还。

    八、外调人员或学生接受单位需要查阅档案，应持单位组织人事部门出具的

介绍信，经教务处及主管院领导批准，可在指定地点查阅，档案材料不得带走。

    九、学生毕业时，档案管理人员要对档案内容进行清查，取出已被撤销的处

分材料，如发现涂改或有不应放入的材料，应及时予以修正。档案核对无误后，

按档案管理规定要求密封存放。

    十、学生档案的传递：学生毕业后，需要调档的，需接收单位开出接收函，

凭接收函来学校调档案。